Jak ustalać odsetki za zwłokę od nieterminowej wpłaty?

Obowiązkiem każdego płatnika składek ZUS jest terminowe regulowanie zobowiązań składkowych. Skutkiem opłacenia tych należności po obowiązującym danego płatnika terminie ich płatności jest doliczenie do dokonywanej wpłaty odsetek za zwłokę. Każdy płatnik oblicza je samodzielnie, bez uprzedniego wezwania do ich zapłaty przez organ rentowy.

Jak się wylicza odsetki?

Od nieopłaconych w terminie składek ubezpieczeniowych należne są od płatnika odsetki za zwłokę. Wylicza się je na zasadach i w wysokości określonych w Ordynacji podatkowej. Stanowi o tym art. 23 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Przy ich obliczaniu konieczne jest zachowanie kilku istotnych zasad, a mianowicie:

ich naliczanie rozpoczyna się od dnia następnego przypadającego bezpośrednio po dniu, w którym upłynął termin płatności zobowiązań z tytułu składek,
kończy się je naliczać w dniu wpłacenia zaległości, włącznie z tym dniem,
wyliczoną ich kwotę zaokrągla się do pełnych złotych zgodnie z zasadą matematyczną, tj. w ten sposób, że końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, natomiast końcówki wynoszące 50 groszy i więcej podwyższa do pełnych złotych,
od każdej zaległej składki nalicza się je osobno,
opłaca się je łącznie z nieterminowo opłaconą składką na jednym przelewie, odrębnie na poszczególne fundusze ubezpieczeniowe,
nie można opłacić w pierwszej kolejności wyłącznie samych składek, a po jakimś czasie dokonać dopłaty na pokrycie odsetek za zwłokę (przykładowo gdy płatnik opłaci należności składkowe po terminie, a dokonana przez niego wpłata składek nie uwzględnia kwoty odsetek za zwłokę, to organ rentowy rozliczy ją proporcjonalnie na pokrycie kwoty zaległych składek oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości z tytułu składek do kwoty odsetek za zwłokę).

Kalkulator do wyliczenia odsetek za zwłokę dostępny jest w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl.

Zdarza się, że termin płatności składek ubezpieczeniowych przypada na dzień wolny od pracy (sobota, niedziela lub święto). Wtedy pamiętać należy, iż właściwym dla płatnika składek terminem płatności tych należności jest pierwszy dzień roboczy, który przypada po takim dniu (lub dniach). Dopiero zobowiązania z tytułu składek opłacone po tym dniu uznaje się za dokonane po obowiązującym terminie.

Wysokość odsetek

Kwotę odsetek za zwłokę ustala się według wzoru określonego w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. z 2005 r. nr 165, poz. 1373 ze zm.). Wynika z niego, iż w celu obliczenia kwoty należnych odsetek za zwłokę należy kwotę zaległości z tytułu składek pomnożyć przez liczbę dni zwłoki oraz obowiązującą w tym okresie stawkę odsetek (w stosunku rocznym). Następnie uzyskany wynik podzielić przez liczbę dni w roku (tj. 365 dni). Wyliczoną w ten sposób kwotę odsetek zaokrągla się do pełnych złotych.

Trzeba jednocześnie wiedzieć, że jeżeli zadłużenie składkowe dotyczy okresów, w których obowiązywały różne stawki odsetek za zwłokę, to w takiej sytuacji odsetki nalicza się odrębnie za każdy z nich. Następnie wyliczone w powyższy sposób kwoty odsetek za zwłokę za poszczególne okresy należy zsumować i zaokrąglić do pełnych złotych.

Nie zawsze są należne

Generalnie odsetki za zwłokę są należne, gdy płatnik dokona płatności z tytułu zobowiązań składkowych po obowiązującym go terminie. Od zasady tej istnieje jednak wyjątek. Ma to miejsce w przypadku, w którym wyliczona kwota odsetek za zwłokę od zaległości z tytułu składek społecznych za dany miesiąc jest niższa od ustawowo określonej wysokości. Aktualnie nie może ona przekroczyć kwoty 6,60 zł. Wartość ta dotyczy również składek na FP, FGŚP i FEP.

Od nieopłaconych w terminie składek na ubezpieczenie zdrowotne pobiera się odsetki za zwłokę na zasadach i w wysokości określonych dla zaległości podatkowych. Tak wynika z art. 87 ust. 3 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Zgodnie natomiast z brzmieniem art. 54 § 1 pkt 5 ustawy Ordynacja podatkowa - odsetek za zwłokę nie nalicza się, jeżeli ich wysokość nie przekraczałaby trzykrotności wartości opłaty pobieranej przez operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe za traktowanie przesyłki listowej jako przesyłki poleconej. Podmiotem pełniącym obowiązki operatora wyznaczonego w 2014 r. jest Poczta Polska SA. Obecnie wskazana opłata wynosi 2,90 zł. Można zatem uznać, iż odsetki za zwłokę z tytułu nieterminowych płatności w zakresie składek zdrowotnych nie są należne, gdy ich kwota nie przekroczy wartości 8,70 zł (czyli 2,90 zł × 3). Jednak jak wyjaśnił ZUS, nie nalicza się ich w przypadku, gdy nie przekroczą one kwoty 6,60 zł. Organ ten stwierdził bowiem, że pomimo tego, iż ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej (…), w sprawach dotyczących pobierania odsetek odsyła do stosowania przepisów podatkowych, to jednak należy je stosować z uwzględnieniem regulacji zawartych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, jako przepisów szczególnych.

Nie nalicza się odsetek za zwłokę od nieterminowych płatności składek ZUS, gdy ich wysokość nie przekracza kwoty 6,60 zł.

Wobec powyższego, jeśli wyliczona przez płatnika składek na dzień wpłaty zaległości składkowych kwota odsetek za zwłokę od tych należności przed zaokrągleniem wyniesie nie więcej niż 6,60 zł, to nie zwiększa on dokonywanej przez siebie wpłaty o odsetki. Są wówczas one nienależne. Będą wymagane dopiero w przypadku, gdy przekroczą powyższą kwotę i wyniosą przykładowo 6,61 zł. Wtedy po zaokrągleniu odsetek do pełnych złotych (zgodnie z zasadą matematyczną), czyli do 7 zł, płatnik przekaże je do ZUS.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.)

Ustawa z dnia 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.)

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.)