Gazeta Podatkowa nr 74 (906) z dnia 13.09.2012

O czym pamiętać płacąc w ZUS odsetki za zwłokę?

Obowiązkiem każdego płatnika jest terminowe regulowanie zobowiązań wobec ZUS z tytułu składek ubezpieczeniowych. Nie każdy jednak przedsiębiorca wywiązuje się z tego obowiązku. Jeśli dokona płatności tych należności po obowiązującym go terminie, musi się wówczas liczyć z dodatkowym obciążeniem finansowym w postaci odsetek za zwłokę.

Od nieopłaconych w terminie składek na ubezpieczenia społeczne i składki na ubezpieczenie zdrowotne należne są od płatnika składek (przedsiębiorcy) odsetki za zwłokę. Wylicza się je na zasadach i w wysokości określonych w Ordynacji podatkowej. Tak wynika z art. 23 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz art. 87 ust. 3 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Wyliczając odsetki za zwłokę płatnik powinien pamiętać o kilku podstawowych zasadach.

Od kiedy liczyć?

Naliczanie odsetek za zwłokę rozpoczyna się od następnego dnia przypadającego bezpośrednio po dniu, w którym płatnik miał obowiązek ostatecznie zapłacić należne składki za dany miesiąc na rachunek bankowy ZUS. Kończy się je naliczać w dniu wpłacenia zaległości (łącznie z tym dniem).

Należy w tym miejscu dodatkowo wyjaśnić, że jeżeli termin płatności należności składkowych przypada na dzień wolny od pracy (sobota, niedziela, święto), to w takiej sytuacji właściwym dla płatnika terminem wpłaty tych należności jest pierwszy dzień, który przypada po tym dniu lub dniach (przykład 1).

Przy czym za termin dokonania zapłaty należności składkowych uważa się:

• przy zapłacie gotówką - dzień dokonania wpłat należności z tytułu składek w banku lub placówce pocztowej, spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, biurze usług płatniczych lub instytucji płatniczej,
   
• w obrocie bezgotówkowym - dzień obciążenia rachunku bankowego płatnika lub rachunku płatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej lub rachunku płatniczego przedsiębiorcy w instytucji płatniczej na podstawie polecenia przelewu, nie jest to natomiast (jak uważa część przedsiębiorców) dzień złożenia dyspozycji zapłaty składek w banku, w którym jest prowadzony rachunek, lub na poczcie do banku pocztowego.

Jak naliczać?

Odsetki za zwłokę nalicza się odrębnie od każdej zaległej składki, czyli od składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, FP, FGŚP oraz FEP należnych za każdy miesiąc odrębnie.

Wyliczając odsetki za zwłokę płatnik powinien pamiętać o właściwym ich zaokrągleniu, zgodnie z zasadą matematyczną. Mianowicie wyliczoną kwotę odsetek za zwłokę należy zaokrąglić do pełnych złotych w taki sposób, że końcówki kwot odsetek wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, z kolei końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych. Oznacza to, że jeśli po wyliczeniu odsetki wyniosą np. 10,85 zł, to zaokrągla się je w górę do 11 zł i w tej wysokości dolicza do zaległych składek (przykład 2).

Wzór obliczania

Odsetki za zwłokę od składek ZUS zapłaconych po terminie płatnik wylicza za pomocą poniższego wzoru:

gdzie poszczególne symbole i liczby oznaczają:

Kz - kwotę zaległości,

L - liczbę dni zwłoki,

O - stawkę odsetek za zwłokę w stosunku rocznym,

365 - liczbę dni w roku,

On - kwotę odsetek,

Opz - kwotę odsetek po zaokrągleniu.

Kalkulator do wyliczenia odsetek za zwłokę dostępny jest na stronie naszego Wydawnictwa, pod adresem: www.gofin.pl.

Co uwzględnić?

Aby przystąpić do wyliczenia kwoty odsetek za zwłokę, płatnik oprócz kwoty zaległości musi też ustalić:

• liczbę dni zwłoki w opłacaniu składek, którą liczy się od następnego dnia po terminie płatności do dnia, w którym dokona zapłaty zaległości,
   
• obowiązującą za poszczególne okresy zwłoki stopę procentową.

Stopa procentowa odsetek za zwłokę nie jest stała, ulega zmianom. Jeżeli więc za okres zwłoki obowiązuje więcej niż jedna stopa procentowa, wtedy odsetki za zwłokę należy obliczać odrębnie za każdy z tych okresów. Następnie wyliczone odrębnie kwoty odsetek za poszczególne okresy należy zsumować i zaokrąglić do pełnych złotych.

Przy regulowaniu składek wraz z należnymi odsetkami za zwłokę płatnik powinien wziąć pod uwagę kilka ważnych reguł. Należne odsetki za zwłokę zobowiązany jest opłacić łącznie z nieterminowo opłacanymi składkami za dany okres, za który zalega z opłaceniem składek, ale odrębnie na poszczególne rachunki na jednym dokumencie płatniczym. Ponadto nie może najpierw zapłacić po terminie samych składek, a dopiero po upływie czasu dokonać dopłaty, pokrywając nią odsetki.

Kiedy nie płacić?

Odsetki za zwłokę są należne zawsze, gdy płatnik dokona płatności z tytułu zobowiązań składkowych po obowiązującym go terminie. Wyjątkiem jest sytuacja, w której wyliczona kwota odsetek za zwłokę od zaległości za dany miesiąc jest niższa od ustawowo określonej wysokości. Aktualnie nie może ona przekroczyć kwoty 6,60 zł. Na przykład, jeśli wyliczona przez płatnika składek na dzień wpłaty zaległości kwota odsetek za zwłokę przed zaokrągleniem wyniesie 6,59 zł lub nawet 6,60 zł, to nie zwiększa on dokonywanej przez siebie wpłaty o odsetki. Są wówczas nienależne. Będą one dopiero wymagane, jeśli wyniosą przykładowo 6,62 zł. Wtedy po zaokrągleniu odsetek do pełnych złotych, czyli do 7 zł, płatnik przekaże je do ZUS (przykład 3).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.)

Ustawa z dnia 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.)