Jak naliczać odsetki od nieterminowo opłacanych składek ZUS?

Odsetki za zwłokę są podstawową sankcją (o charakterze obligatoryjnym) nakładaną na płatników niewywiązujących się z terminowego regulowania należnych zobowiązań do ZUS. Płatnik opłaca odsetki sam, bez uprzedniego wezwania przez ZUS. Jeśli płatnik wpłaca zaległość będącą następstwem pomyłki w rozliczeniach i sporządzonej korekty, odsetki za zwłokę może jeszcze obecnie naliczyć według obniżonej stawki.

Za każdy dzień zwłoki

Odsetki za zwłokę z tytułu nieopłaconych składek ubezpieczeniowych, zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 963 ze zm.), nalicza się na zasadach i w wysokości określonych w Ordynacji podatkowej. Dotyczy to opłacanych po terminie zarówno składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, jak i fundusze pozaubezpieczeniowe (FP, FGŚP i FEP). Naliczanie odsetek rozpoczyna się od następnego dnia po dniu, w którym płatnik miał obowiązek ostatecznie dokonać wpłaty składek na rachunek bankowy ZUS. Ostatnim dniem, za który płatnik powinien zapłacić odsetki za zwłokę, jest dzień, w którym ureguluje on zaległość do ZUS (włącznie z tym dniem). Aby je wyliczyć, trzeba przemnożyć kwotę zaległości składkowej za dany miesiąc przez okres zwłoki i obowiązującą w tym czasie podstawową stawkę odsetek. Otrzymany wynik należy następnie podzielić przez 365. Uzyskaną wartość zaokrągla się do pełnych złotych. Końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, a wynoszące 50 groszy i więcej - podwyższa do pełnych złotych. Jeżeli zadłużenie istniało w okresach, w których obowiązywały różne stawki odsetek za zwłokę, odsetki nalicza się odrębnie za każdy z tych okresów. Zaokrągleniu podlega dopiero suma kwot za poszczególne okresy.

Odsetki za zwłokę z tytułu opłacanych po terminie składek ustala się odrębnie za każdy miesiąc. Nalicza się je też oddzielnie na każdy fundusz, czyli osobno na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, na Fundusz Pracy i FGŚP oraz ewentualnie na FEP.

Kalkulator odsetek od zaległości składkowych dostępny jest w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl.

W sytuacji gdy dokonana przez płatnika wpłata nie uwzględnia odsetek za zwłokę, mimo jej uregulowania po obowiązującym go terminie, ZUS rozlicza tę wpłatę proporcjonalnie na pokrycie kwoty zaległych składek oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości z tytułu składek do kwoty odsetek za zwłokę. Od pozostałej do opłacenia części składek nadal należne są odsetki za zwłokę, liczone na ogólnych zasadach.

Niewielkie odsetki

W przypadku odsetek od zaległości z tytułu nieopłaconych składek na ubezpieczenia społeczne obowiązuje zasada, że nie wpłaca się odsetek, których wysokość nie przekracza 6,60 zł. Tak wynika z art. 23 ust. 1a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Regułę tę należy także stosować do opłacanych po terminie składek na FP, FGŚP i FEP oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne.

Kiedy niższe odsetki?

Płatnik ma możliwość naliczyć i opłacić odsetki za zwłokę według obniżonej stawki. Ma to miejsce wtedy, gdy wpłata zaległych składek jest wynikiem korekty rozliczeń. Muszą być jednak spełnione odpowiednie ku temu warunki. Zostały one określone w art. 56a § 1 Ordynacji podatkowej (Dz. U. z 2017 r. poz. 201), który należy stosować m.in. do opłacanych składek ZUS. Z przepisu tego wynika, że obniżoną stawkę odsetek za zwłokę w wysokości 50% stawki podstawowej stosuje się w przypadku spełnienia łącznie następujących warunków:

1) złożenia prawnie skutecznej korekty deklaracji, nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia upływu terminu do złożenia deklaracji,

2) zapłaty zaległości podatkowej w ciągu 7 dni od dnia złożenia korekty.

Płatnik nie może zastosować obniżonej stawki odsetek za zwłokę opłacając po terminie składki ubezpieczeniowe, które nie wynikają z korekty dokumentów rozliczeniowych.

Tylko zatem szybka wpłata zaległości składkowej (powstałej w wyniku korekty dokumentów rozliczeniowych) jest premiowana niższą stawką odsetek za zwłokę. Cały dług wobec ZUS trzeba bowiem opłacić w ciągu 7 dni od dnia złożenia korekty. Termin ten oblicza się według zasad wynikających z art. 12 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym, przy obliczaniu terminu wpłaty zaległości wynikającej z korekty deklaracji nie uwzględnia się dnia, w którym korekta ta została złożona. Kończy się on natomiast z upływem ostatniego z wyznaczonej liczby dni.

Płatnik nie może skorzystać z ulgowych odsetek za zwłokę, jeśli korekta rozliczeń nie nastąpiła z własnej inicjatywy, tylko:

po doręczeniu zawiadomienia o wszczęciu kontroli ZUS, a gdy nie stosuje się zawiadomień - po zakończeniu kontroli,
została przeprowadzona w wyniku czynności sprawdzających.

Planowane zmiany

Wkrótce jednak płatnicy mogą utracić możliwość korzystania z obniżonej stawki odsetek za zwłokę. Projekt ustawy o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw przewiduje bowiem zmianę art. 23 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, w której wyłącza się obowiązywanie art. 56a Ordynacji podatkowej. Z uzasadnienia projektu ustawy nowelizującej wynika, że zmiany są podyktowane specyfiką systemu ubezpieczeń społecznych. Odsetki za zwłokę stanowią m.in. rekompensatę ubezpieczonego za opóźnienia w przekazaniu składek. Powiększają one stan konta w II filarze, w tym w otwartym funduszu emerytalnym (jeśli ubezpieczony do niego należy). Dlatego - zdaniem projektodawcy - zasada obniżania stawki odsetek za zwłokę, określona w art. 56a Ordynacji podatkowej, nie powinna dotyczyć składek ubezpieczeniowych.

Nowe przepisy mają wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia. Obecnie projektem ustawy nowelizującej (druk sejmowy 1306) zajmuje się Sejm (stan na dzień oddania GP do druku).